Автоматизация архива организации

При оперировании документами неизбежно появляется такая задача, как их хранение. Наличие потерявших актуальность данных чревато замедлением поиска нужных файлов и их обработки. Архивы обладают развитыми инструментами для экспорта-импорта данных и API, позволяющими взаимодействовать с другими приложениями. Поэтому мы предлагаем оптимизировать процесс работы с архивными данными и воспользоваться нашими решениями.

Наши услуги по управлению бумажными и цифровыми архивами:

  • Консалтинг и анализ существующей системы хранения документов.
  • Построение стратегии и новой архитектуры по хранению документов.
  • Разработка штрих-кодов для маркировки документов.
  • Автоматизация системы по управлению оперативным и долгосрочным цифровым архивом.
  • Централизация управления архивной работой.
  • Предоставление работникам единого интерфейса доступа к документации.
  • Долгосрочное хранение в едином хранилище, новая система по работе с бумажными документами.
  • Обеспечение юридической значимости информации.
  • Оптимизация системы по правилам архивного делопроизводства.

Связаться с экспертом для консультации

Как будет организован процесс управления оперативным и долгосрочным бумажным и цифровым архивом на платформе Open Text

Документы сканируются и доставляются в центр обработки документов
На каждый том дел и коробку наносится штрих-код, который классифицирует документы, затем система определяет места их физического расположениям в хранилище.
Далее штрих-коды документов распознаются системой, документы формируются в учетных системах компании ( 1с упп, SAP ERP), осуществляется поиск документов в учетных системах. Реквизиты распознаются и соотносятся, проверяются типы форм документов, формируемых в учетных системах контрагентов.
Для каждого пакета документов создаются регистрационные карточки (РК) в подсистеме хранения. Затем они обогащаются реквизитами из учетных систем.
Регистрационные карточки связываются с объектами в учетной системе и подсистеме хранения.
Учетных системах к объектам добавляются ссылки на электронные образы документов, которые являются подтверждениями хозяйственных операций.
Поиск документов в электронном архиве осуществляется по всем реквизитам РК
Место физическое хранения бумажных документов возможно определить по реквизитам ш/к томов дел и коробов.
Отслеживание перемещения коробов между оперативным и долгосрочным хранениями возможно с помощью трекинга документов.
Контролирующим органам можно делать выгрузки электронных образов подтверждающих документов для отчетов.
В режиме on-line можно мониторить ход обработки документов
Все выданные оригиналы и копии документов из архива учитываются в системе.
Реализована возможность формирования информационных панелей и сбор статистики по обработке документов
Доступна функция процессного анализа, а именно выявление мест в процессах и механизмах обработки документов
Подсчет и выгрузка

Хотели бы попробовать реорганизовать свой архив документов? Готовы реализовать для вас пилотный проект.