Автоматизация
архива

организации

При оперировании документами неизбежно появляется такая задача, как их хранение. Наличие потерявших актуальность данных чревато замедлением поиска нужных файлов и их обработки. Архивы обладают развитыми инструментами для экспорта-импорта данных и API, позволяющими взаимодействовать с другими приложениями. Поэтому мы предлагаем оптимизировать процесс работы с архивными данными и воспользоваться нашими решениями.

Наши услуги по управлению бумажными и цифровыми архивами

01
Консалтинг и анализ существующей системы хранения документов

02
Автоматизация системы по управлению оперативным и долгосрочным цифровым архивом

03
Долгосрочное хранение в едином хранилище, новая система по работе
с бумажными документами

04
Построение стратегии и новой архитектуры по хранению документов

05
Централизация управления
архивной работой

06
Обеспечение юридической
значимости информации

07
Разработка штрих-кодов
для маркировки документов

08
Предоставление работникам единого
интерфейса доступа к документации

09
Оптимизация системы по правилам
архивного делопроизводства

Как будет организован процесс управления оперативным и долгосрочным бумажным и цифровым архивом на платформе Open Text

01
Документы сканируются и доставляются в центр обработки документов
02
На каждый том дел и коробку наносится штрих-код, который классифицирует документы, затем система определяет места их физического расположениям в хранилище
03
Далее штрих-коды документов распознаются системой, документы формируются в учетных системах компании ( 1с упп, SAP ERP), осуществляется поиск документов в учетных системах. Реквизиты распознаются и соотносятся, проверяются типы форм документов, формируемых в учетных системах контрагентов
04
Для каждого пакета документов создаются регистрационные карточки (РК) в подсистеме хранения. Затем они обогащаются реквизитами из учетных систем
05
Регистрационные карточки связываются с объектами в учетной системе и подсистеме хранения
06
Учетных системах к объектам добавляются ссылки на электронные образы документов, которые являются подтверждениями хозяйственных операций.
07
Поиск документов в электронном архиве осуществляется по всем реквизитам РК
08
Место физическое хранения бумажных документов возможно определить по реквизитам ш/к томов дел и коробов
09
Отслеживание перемещения коробов между оперативным и долгосрочным хранениями возможно с помощью трекинга документов
10
Контролирующим органам можно делать выгрузки электронных образов подтверждающих документов для отчетов.
11
В режиме on-line можно мониторить ход обработки документов
12
Все выданные оригиналы и копии документов из архива учитываются в системе
13
Реализована возможность формирования информационных панелей и сбор статистики по обработке документов
14
Доступна функция процессного анализа, а именно выявление мест в процессах и механизмах обработки документов
15
Подсчет и выгрузка

Хотите

узнать

больше?

Напишите нам