Построение системы финансового архива
Компания Энди Консалтинг предлагает услуги по построению системы финансового архива, которая позволяет оптимизировать процесс обработки первичных финансовых документов и подстраивается под определенные требования отдельно взятой компании.
Основные проблемы в работе с финансовыми документами:
- порча бумаги
- потеря файла
- затруднение с поиском и извлечением нужного документа
- проблемы с учетом
- низкая скорость работы
- риск допустить ошибку
- необходимость организовать подходящие условия
- занимает много места
- нужны дополнительные сотрудники
01
Риск утраты данных
- порча бумаги
- потеря файла
02
Все операции затруднены
- затруднение с поиском и извлечением нужного документа
- проблемы с учетом
- низкая скорость работы
- риск допустить ошибку
03
Хранение архива
- необходимость организовать подходящие условия
- занимает много места
- нужны дополнительные сотрудники
Хотели перестроить Вашу систему обработки финансовых документов? Закажите обратный звонок для консультации с нашим специалистом
Какие задачи решает внедрение финансового архива и автоматизация обработки первичных документов?
- Работа с документацией, обеспечение хранения;
- Перенос данных из старой системы;
- Оперативный поиск документов в системе;
- Подготовка к проверкам со стороны налоговых и аудиторских ведомств, работа с документами контрагентов;
- Решение проблемы некорректных данных;
- Учет и инвентаризация документов;
- Автоматическое внесение сведений, содержащихся в документах в финансово-учетную систему, штрихкодирование исходящей документации;
- Централизованное надежное хранение и обработка документов;
- Снижение трудозатрат, значительное уменьшение ручной работы.
Эффекты от внедрения системы финансового архива и автоматизации процессов обработки первичных финансовых документов:
- На 75%-95% сокращается время ручного ввода данных.
- Оплаты производятся быстрее и эффективнее.
- Быстрая окупаемость инвестиций, ориентировочно от 6 до 8 месяцев.
- Повышение эффективности процессов компании.
- Рост производительности труда, работники, освобождённые от рутинных процессов.
- Сокращение затрат и экономия ресурсов, освобожденных сотрудников можно отправлять на другие задачи.
- Обработка счетов происходит практически моментально.
- Сокращение количества ошибок.
- Полный контроль и мониторинг.
- Все данные доступны благодаря скан образам, которые можно запрашивать в системе в любое время.
Не уверены, что хотели бы воспользоваться предложением? Готовы подготовить демонстрацию системы финансового архива
Решение по построению финансового архива на платформе OpenText работает следующим образом
1
Оперативная база данных и архивное хранилище
2
Управление информацией
3
Обеспечение многоступенчатого доступа к архиву
4
Удобный поиск
5
Потоковый ввод документов
6
Хранение и защита данных
7
Протоколирование работы с документами
8
Интеграция с SAP, 1С, Axapta и другими системами
9
Мониторинг и отчетность
Этапы внедрения
• Анализ процессов AS IS
• Анализ и описание процессов TO BE
• Структурирование документов и процессов входящих в рамки проекта
• Функциональные требование к подсистемам
• Концептуальный проект
• Проектирование архитектуры системы
• Проектирование и описание технической инфраструктуры
• Проектные решения по подсистемам
• Реализация функционала системы по проектным решениям
• Внутреннее тестирование
• Подготовка ПМИ и интеграционное тестирование
• Эксплуатационная документация
• Обучение ключевых пользователей
• Обучение конечных пользователей
• Поддержка и сопровождение системы
• Устранение выявленных недостатков
• Поддержка и сопровождение системы по SLA
• Реализация запросов на изменение
• Развитие решения
Внедрение системы финансового архива позволяет оптимизировать процесс обработки документации, сократить время, которое на это уходит, снизить количество ошибок и недочетов, избавиться от издержек, связанных с распечаткой документов, и затрат на обработку.