Организационно-распорядительный документооборот

ОРД – существенная составляющая функционирования компании, и чем масштабнее ее структура, тем больше разнообразных документов использует организация.

Основные проблемы бизнеса до автоматизации ОРД:

Основные проблемы управления ОРД

  • Недочеты при работе с документами, возникающие из-за «человеческого фактора»;
  • Утрата отдельных экземпляров;
  • Временные и материальные издержки;
  • Несвоевременность получения исполнителями приказов и указаний;
  • Затруднения с поиском нужных файлов;
  • Вероятность утечки данных;
  • Большое количество версий одного документа

Решение автоматизации ОРД

  • Оптимизация документооборота;
  • Возможность получения доступа к нужным документам с любого ПК, где установлена соответствующая система;
  • Сокращение материальных издержек, в том числе, связанных с хранением документации;
  • Отсутствие необходимости в дополнительном персонале;
  • Упорядоченное хранение документов, удобная система поиска;
  • Быстрый доступ к актуальной информации;
  • Снижение рисков, связанных с потерей документов и внесением ошибочных данных в процессе обработки;
  • Повышение уровня безопасности хранения данных.

Действительно, ОРД – это множество разнообразных затруднений, но мы знаем, как свести их к минимуму. Обоснованным шагом здесь является внедрение Системы Электронного Документооборота в организации (СЭД).

Это позволяет решить следующие задачи:

Документирование: составление, оформление, согласование документов;

Движение документов;

Организация хранения документов;

Управление версиями документов.

Готовы попробовать? Закажите бесплатную консультацию нашего эксперта, мы Вам поможем реализовать самые амбициозные проекты

Функционал СЭД

  • Хранение большого объема документации;
  • Внесение в документы необходимых изменений;
  • Автоматический контроль сроков обработки;
  • Формирование отчетности, напоминаний по задачам;
  • Упрощенная система поиска;
  • Многоступенчатый пользовательский доступ и защита данных;
  • Регистрирование всех документов в системе под уникальными номерами, классификация и применение шаблонов согласно выбранным атрибутам;
  • Совместное согласование документов, обработка с поручениями и исполнителями;
  • Иерархия документов и возможность подстроить систему под корпоративные стандарты;
  • Возможность интеграции с КИС.

Эффект от внедрения СЭД в организацию

Внедрение системы электронного документооборота в организации позволяет автоматизировать работы с ОРД, начиная с этапа их создания до их отправки в архив. За счет него процесс выполнения распоряжений руководства всегда находится под контролем. Функционал позволяет обеспечить прозрачность бизнес-процессов, оптимизировать работу с документами, повысить уровень исполнительской дисциплины и систематизировать важные для деятельности организации процедуры.

Готовы попробовать? Закажите бесплатную консультацию нашего эксперта, мы Вам поможем реализовать самые амбициозные проекты